Digital Workplaces, ¿qué debe tener el Entorno Digital de Trabajo que necesita tu empresa?

Digital Workplace o Entorno Digital de Trabajo no es un término totalmente nuevo, aunque sí es verdad que nos estamos familiarizando cada vez más con él en los útlimos tiempos, en los que estamos dando un salto espectacular en lo que a digitalización se refiere.

¿Qué es un Entorno Digital de Trabajo o Digital Workplace?

Según el informe "The digital workplace: Think, share, do - Transform your employee experience" realizado por Deloitte, un Entorno Digital de Trabajo o Workplace es:

La evolución del lugar de trabajo presencial hacia el plano virtual, compuesto por los empleados y sustentado en la tecnología, que engloba todo tipo de aplicaciones, presentes y futuras, utilizadas para desempeñar el trabajo en cada área (correo electrónico, mensajería instantánea, herramientas para reuniones virtuales...)

El informe añade que los beneficios que obtendrá la empresa serán muy superiores al coste de la inversión en tecnología y en caso de no enfrentarse a esta necesaria evolución, deberá enfrentarse al coste y los riesgos de quedarse atrás.

¿Por qué nace el término Entorno Digital de Trabajo o Digital Workplace?

Nace principalmente de lo difusa que se está volviendo la línea entre lo presencial y lo virtual en el plano laboral.

Este término lleva gestándose durante los últimos 30 años, debido a las siguientes tendencias:

Mano de obra envejecida, que se jubilan llevándose con ellos conocimientos y know-how extraordinariamente valiosos. Es necesario capturar esos conocimientos clave.

Infoxicación. Cada vez hay más acceso a gran cantidad de información de todo tipo, que lejos de facilitar el trabajo y aumentar las posibilidades de estar más y mejor informados, surten el efecto contrario, ralentizando el trabajo de una forma exponencial.

La necesidad de acelerar el ritmo de trabajo: trabajando más, mejor, de forma colaborativa y eficiente, en línea con los avances tecnológicos.

¿Qué necesidades viene a cubrir un Digital Workplace?

Este infome destaca que un Entorno Digital de Trabajo, debe apoyar el cambio cubriendo una serie de necesidades, que ya venían rondándonos de hace tiempo:

Filosofía de trabajo más transparente, que aplane la jerarquía, tradicionalmente con forma de pirámide.

Unificación de la comunicación formal e informal. Como si de un iceberg se tratara, hacer aflorar todo lo se oculta bajo el agua, no por ello menos importante para la actividad de la empresa. De hecho es justo al contrario, es necesario poner a buen recaudo la comunciación informal que se pierde en la hora del desayuno, pasillos y delante de máquinas de café.

Mejorar la experiencia de usuario a través de la flexibilidad y personalización, proporcionándoles herramientas que los mantenga comunicados e informados.

Mantener al empleado conectado con la empresa, su cultura y objetivos.

Facilitar al empleado las herramientas necesarias para trabajar de forma virtual, con independencia del momento y el lugar geográfico.

Reducir gastos y aumentar la productividad.

Fidelizando y atrayendo talento necesario para la continuidad y crecimiento de la organización, ofreciéndoles un entorno de trabajo innovador, que permita flexibilidad y conciliación en varias áreas vitales.

¿Que debe tenerse en cuenta para construir el Digital Workplace o Entorno Digital de Trabajo más adecuado a tu organización?

El informe aclara que no existen reglas fijas para la creación de un entorno digital de trabajo ideal. Sin embargo, señala hasta 4 áreas a tener en cuenta para construir el adecuado en cada organización:

Uso: colaborar, comunicar, conectar.

Que sea un medio donde el empleado pueda realizar su trabajo y crear sinergias entre compañeros de su propia área y resto de departamentos, permitiendo el intercambio de conocimientos.

Tecnología: conjunto de herramientas digitales.

El entorno debe contener todas las herramientas clave que faciliten al empleado el desarrollo e impulso de su trabajo.

Es bastante frecuente que las empresas sumen aplicaciones o herramientas digitales que siguen permitiendo el trabajo en silos o departamentos estanco. De esta forma, se están perdiendo los beneficios de una estrategia digital holística, que fomente el trabajo en equipo, el intercambio de ideas y resultados más colaborativos, que son los que más brillan por la suma de la inteligencia colectiva.

Así, un digital workplace completo de partida, debería agrupar y conectar herramientas de los siguientes tipos:

Mensajería (e-mail, chat, microblogging)

Productividad (ofimática: documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones)

Colaboración (un medio que permita el intercambio interno y privado de información)

Aplicaciones de empresa (CRM, ERP)

Espacio para la aportación colectiva de ideas (foros, encuestas, votaciones)

Conectividad (organigrama de empresa, directorio de empleados, perfiles con información útil para la colaboración)

Movilidad (capacidad de acceso a todas las herramientas desde cualquier lugar geográfico y dispositivo)

Control: administración, riesgos y buenas prácticas.

Establecer la orientación y los controles necesarios para vigilar el adecuado uso de la tecnología, de forma que se asegure el cumplimiento de las políticas de empresa, protección de datos, seguridad de la información.

Medición de resultados.

Todo lo anterior debe tener valor comercial medible. Cada organización debe establecer los indicadores de rendimiento adecuados para valorar si lo están haciendo bien o deben seguir en la búsqueda por la superviviencia, la mejora y el crecimiento.

Como ocurre siempre que analizo este tipo de informes, se podría ahondar muchísimo más y extraer información muy útil, extrapolando a cada empresa lo que debería contener su digital workplace adecuado.

Si quieres profundizar en este informe, aquí te dejo enlace: The digital workplace: Think, share, do - Transform your employee experience.

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