5 gestos en Laycos que te ahorrarán mucho tiempo durante tu jornada

Te cuento los 5 gestos con los que consigo ahorrar tiempo durante mi jornada de trabajo, con ayuda de Laycos.

Agendar fechas en el Calendario

Esta imagen es una simulación de todas las fechas que debo tener en cuenta a lo largo de este mes.

Cada fecha responde a una acción diferente: envíos de mailings, publicación de artículos, fechas límite de entrega de materiales para publicidad, vídeo-reuniones, entre otros avisos que no debo olvidar.

A menudo tengo que mover fechas porque hay cambios. Se debe replanificar algo porque no está listo para salir y por ello, a veces, también ha de trasladarse en el tiempo otras fechas asociadas.

Confieso que adoro las agengas en papel, pero he tenido que rendirme, no es productivo ni bueno para mí tachar continuamente cosas que anoto en papel, porque hay que cambiarlas de fecha varias veces. Era un tiempo que estaba tirando a la basura y que me restaba para dedicarlo a crear nuevas estrategias, mejorar anuncios o crear más contenidos interesante.

En Laycos he encontrado lo que necesito para estar segura de los plazos con los que cuento, sentir que lo tengo controlado, adelantarme y realizar cambios rápidamente:

Las fechas que también son importantes para otros compañeros las creo en calendarios de grupo.

En torno a cada fecha puedo realizar anotaciones extras y añadir enlaces asociados, que me lleven a las publicaciones donde encontraré información ampliada.

Puedo arrastrar fechas fácilmente y duplicar eventos que se repiten emplazándolos en sus correspondientes fechas.

Si te interesa, en este artículo puedes profundizar en los Calendarios de Laycos.

Tomar notas en las Libretas

No en libretas de papel, lo siento una vez más por los amantes empedernidos de la papelería creativa (como yo), pero no estamos para perder el tiempo. He creado en Laycos varias libretas donde anoto:

Apuntes que necesite tomar durante una llamada telefónica. En Laycos habrá que hacer un resumen en la red/grupo correspondientes y con estas notas ya digitalizadas no se me olvida nada y no debo escribir de cero.

Hay muchos datos e información que se suele necesitar de forma repetitiva a lo largo del tiempo, cómo: dirección fiscal, código de los colores de la imagen de marca... busco la libreta donde lo he anotado, ¡copiar y pegar!

Debo estar al día para crear contenidos que estén en sintonía con lo que está sucediendo o, si es pobible, incluso adelantarme, por eso suelo guardar enlaces interesantes de informes, estudios o noticias, para revisar en otro momento o anotar ideas de artículos que podría ser interesante desarrollar en un futuro.

Dejar cosas sueltas en la mente hace que terminemos olvidándolo y con toda la información que hay hoy día en internet, entresacar lo que resultará de ayuda es un trabajo hecho. Cuando estoy falta de ideas reviso esta libreta.

Aquí puedes ver un vídeo sobre las Libretas de Laycos.

Arrastrar las redes más usadas al escritorio principal de Laycos

Estoy en muchas redes, pero sé que diariamente uso de forma intensiva 4 ó 5.

Por este motivo las tengo accesibles desde mi escritorio. Me ahorra los gestos de abrir el icono 'Redes', buscar la red que necesito, abrirla... ¡cada segundo cuenta!

El vídeo muestra otros elementos que también se pueden arrastrar al escritorio principal de Laycos.

Buscar imágenes en el explorador de archivos

En mi caso, que conjuntamente con el área de diseño trabajamos con muchas imágenes continuamente, si necesito una en concreto, resulta mucho más fácil buscarla visualmente desde el explorador, acudiendo a las carpetas correspondientes de red / grupo, donde originalmente fue compartida la imagen que esté buscando.

Es más eficiente que ir navegando por las publicaciones donde creo que fue compartido. Imagina hacerlo en un hilo eterno de mails...

Crear tareas públicas

Esto tiene su miga, pero te explico brevemente para que sea más fácil entender la transversalidad de esta acción:

Creo una tarea que me autoasigno. La creo en el hilo del comentario donde se ha decidido que 'algo debe hacerse por alguien'. Yo estoy en la red, así que yo, como cada uno de mis compañeros, ya sé la parte que me toca, porque se ha comentado.

Configuro la tarea como pública, asigno plazo y prioridad.

La tarea es pública para que quien quiera consultar el estado en el que se encuentra pueda hacerlo cuando quiera, desde su propio panel, aplicando los filtros adecuados.

Le pongo fecha de ejecución porque quiero que se sume visualmente a mi calendario (el de Laycos, por supuesto). El que te comentaba en el punto 1.

Le aplico una prioridad, porque si quisiera ir a mi panel de tareas, podría filtrar por prioridad / estado / fecha límite, pudiendo elegir mejor en cada momento a qué dedico mi tiempo, si la cosa se dispara. O bien, es necesario reasignar fechas o prioridades, pero aquí está todo lo que debo hacer. Claro que en este caso también habría que desprenderse de anotar las tareas pendientes en papel, llevar 2 sistemas a la vez no sería eficiente.

Si quieres profundizar en las Tareas de Laycos, te recomiendo este artículo.

Sólo estos 5 gestos me están ahorrando muchísimo tiempo al día, además de apoyar la fluidez del trabajo en equipo.

¿Qué te gustaría automatizar o mejorar en tu jornada laboral? ¿Qué te está restando tiempo?